Väikeettevõttes ei kao aeg tavaliselt suurte probleemide peale, vaid väikeste korduvate toimingute peale. Tellimus tõstetakse käsitsi e-kirjast tabelisse, pakkumine kirjutatakse iga kord nullist ja samale kliendiküsimusele vastatakse nädalas kümme korda. Just sellepärast algab tarkvaraarendus väikeettevõttes harva suurest infosüsteemist. Palju sagedamini algab see ühest kitsast kohast, kus inimene teeb tööd, mida arvuti teeks kiiremini ja täpsemalt.

Küsimus ei ole niivõrd selles, kas automatiseerida, vaid selles, mida esimesena. Vale koha valimine tähendab, et kulutad raha lahendusele, mida keegi ei kasuta. Õige koha valimine annab tulemuse juba paari kuuga ja teeb järgmise sammu rahastamise palju lihtsamaks.

Enne arendust mõõda, kuhu aeg kaob

Kõige levinum viga on alustada lahendusest, mitte numbrist. Enne kui midagi tellid, pane kahe nädala jooksul kirja, millised toimingud korduvad ja kui kaua need võtavad. Piisab lihtsast tabelist: toiming, kes seda teeb, mitu korda nädalas ja mitu minutit korraga.

Selle tabeli põhjal näed kohe, millised read on suured. Kui üks toiming võtab nädalas viis tundi, on aastane kulu ligi 250 tundi. See on number, millega saab arvutada, kas arendus tasub end ära, ja seesama number aitab hiljem mõõta, kas lahendus päriselt töötab.

Kolm kohta, kus tasuvus tuleb kõige kiiremini

Kui tabel on täidetud, tuleb enamikus väikeettevõtetes välja kolm sama mustrit. Need ei ole efektsed ega uudsed, aga just nende juures on sääst kõige kindlam ja arendus kõige odavam.

1. Andmete tõstmine ühest süsteemist teise

Kui keegi kopeerib tellimusi e-poest raamatupidamisse, laoseise tabelist kodulehele või kontaktivorme müügitabelisse, on see peaaegu alati esimene kandidaat. Sellised ühendused on tehniliselt lihtsad, sest enamikul süsteemidel on liides juba olemas, ja mõju on kohe näha. Koos käsitsitööga kaovad ka käsitsi tehtud vead.

2. Korduvad dokumendid ja pakkumised

Pakkumised, lepingud, arved ja tööteatised on enamasti sama malli kordused, kus muutuvad ainult mõned väljad. Väike sisemine tööriist, mis täidab malli olemasolevate andmete põhjal, hoiab kokku nii aega kui ka närve. Lisaks muutuvad dokumendid ühtlaseks ja neid on hiljem lihtsam üles leida.

3. Korduvad kliendiküsimused

Siin tuleb mängu AI. Kui klienditugi vastab iga päev samadele küsimustele tarne, hindade või tehniliste tingimuste kohta, saab suure osa sellest anda vestlusassistendile, mis vastab ettevõtte enda materjalide põhjal. Oluline on kaks asja. Assistent peab tuginema sinu dokumentidele, mitte üldisele teadmisele, ja tal peab olema selge koht, kus vestlus antakse inimesele üle.

Ka lihtne assistent tasub end ära juba siis, kui ta vastab iseseisvalt ära kolmandikule kirjadest. Ülejäänud jõuavad inimeseni koos senise vestluse taustaga, mis teeb vastamise omakorda kiiremaks.

Kuidas hinnata, kas tarkvaraarendus tasub end ära

Lihtne arvutus töötab hästi. Korruta aastas säästetud tunnid selle töötunni maksumusega ja võrdle tulemust arenduse hinna ning aastase ülalpidamiskuluga. Kui lahendus tasub end ära umbes aastaga, on see enamikule väikeettevõtetest hea tehing. Kui tasuvusaeg venib kolme aasta peale, tasub pigem otsida valmislahendust.

Arvesta ka kaudsete võitudega, mida tabelisse ei mahu: vigade vähenemine, kiirem vastamine kliendile ja see, et inimene saab tegeleda tööga, mis päriselt raha toob. Samal ajal ära unusta ülalpidamiskulu. Iga lahendus vajab majutust, uuendusi ja aeg-ajalt muudatusi, ning see tähendab tavaliselt umbes 15 kuni 20 protsenti esialgsest maksumusest aastas.

Millal valmislahendus on parem valik

Oma lahendus ei ole alati õige vastus. Kui protsess on sinu ettevõttes täpselt samasugune nagu kõigil teistel, näiteks raamatupidamine või palgaarvestus, on valmisteenus peaaegu kindlasti odavam ja töökindlam. Oma arendust tasub kaaluda seal, kus protsess on sinu enda oskusteave või kus kaks süsteemi peavad rääkima viisil, mida standardlahendus ei toeta.

Sageli on kõige mõistlikum tulemus nende kahe segu: valmistarkvara igapäevatöö jaoks ja väike arendus, mis need osad omavahel kokku ühendab.

Praktiline nõuanne: alusta ühest protsessist

Kõige kindlam viis on võtta üks protsess, lahendada see korralikult ära ja lasta sellel kuu aega töötada. Sel ajal näed, kas ajasääst on päris ja kas inimesed uut lahendust ka tegelikult kasutavad. Alles siis tasub liikuda järgmise kitsaskoha juurde.

Nii püsib eelarve kontrolli all ja iga uus samm ehitatakse eelmise peale. Väikeettevõtte tarkvaraarendus on pigem rida väikeseid samme kui üks suur projekt. Suured ettevõtmised, mis üritavad kõike korraga lahendada, jäävad väikeses meeskonnas tavaliselt pooleli, sest igapäevatöö nende kõrval ootama ei jää.

Kui sul on kohti, kus käsitsitöö kordub, ja tahad teada, mida tasub esimesena automatiseerida, võta Codenotiga ühendust. Vaatame protsessid üle ja ütleme ausalt, kus arendus end ära tasub ja kus piisab olemasolevast tarkvarast.